Wat is resourceplanning?
Een resourceplanning helpt je bij de doelmatige inzet van je mensen en middelen. Niet alleen medewerkers, maar bijvoorbeeld ook voertuigen en machines. Het brengt balans tussen de behoefte aan resources aan de ene kant en de beschikbaarheid aan de andere. Resourceplanning is dus meer dan personeelsplanning. Het draait om ál je resources. Wanneer je spreekt over resourceplanning, dan gaat het over gezond roosteren van medewerkers, over forecasting, het rendabel inzetten van je flexibele schil en de levensduur van je machines. Over sturen op managementniveau, de tevredenheid van je klanten en je loonkosten in de hand houden. Resourceplanning is een veelomvattend vakgebied, onderdeel van het planproces, dat nauw samenhangt met een groot aantal andere bedrijfsprocessen.
Vrijblijvend bespreken hoe Paralax kan helpen?
Plan een adviesgesprek Plan een demo
De drie niveaus van een resourceplanning
Resourceplanning speelt op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De niveaus hebben elk een verschillende focus en tijdspanne, maar houden wel verband met elkaar.
Operationele resourceplanning
Als het gaat over de planning van de dagelijkse werkzaamheden, heb je het over resourceplanning op operationeel niveau. Welke competenties heb je nodig, waar en wanneer? Met welke afspraken en regels moet je rekening houden? Is er een match tussen het aanbod aan personeel en de vraag van klanten? En wie kan invallen als een medewerker zich ziek meldt? De operationele resourceplanning speelt zich af op de korte termijn, tot een paar maanden vooruit en is het dagelijks werk van planners, leidinggevenden en dagverantwoordelijken. Doelmatigheid, flexibiliteit en robuustheid zijn kernwoorden, die passen bij de planning op dit niveau. Ook als het gaat om participerend plannen, de methode waarbij medewerkers zelf invloed op hun planning hebben. Resourceplanning houdt verband met de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Hoe je hen op een gezonde manier lang kan inzetten op onregelmatige werktijden. Dat is overigens niet alleen een taak van de werkgever. Ook de medewerker zelf heeft daar aandeel in. En natuurlijk speelt naast dit alles het operationele roosterproces een belangrijke rol. Het ontwerpen van goede dienstroosters, het beheren en afsluiten.
Tactische resourceplanning
Bij de tactische resourceplanning is de blik op de middellange termijn gericht. Van drie maanden tot een jaar vooruit. Op dit niveau kan je met je resourceplanning de verwachtingen in vraag en aanbod in kaart brengen, mogelijke knelpunten signaleren en bijsturen. Het gaat om het management van je kwantitatieve en kwalitatieve personeelscapaciteit. Vooral (midden-)managers, P&O-functionarissen en planners hebben te maken met de tactische resourceplanning. Belangrijke thema’s zijn de organisatie van je personeelsformatie en een passende set van flexibiliteitsmaatregelen.
Strategische resourceplanning
Met de strategische resourceplanning kijk je naar de lange termijn, tot meerdere jaren vooruit. De strategische resourceplanning is direct gekoppeld aan de missie, visie en doelen van je organisatie. En helpt je om in te spelen op de veranderende wereld om je heen. Economische onzekerheden, groeiende concurrentie, kritischer afnemers, complexere productieprocessen, toenemende krapte op de arbeidsmarkt, ontgroening, vergrijzing en zelfbewustere medewerkers en klanten. Wat betekent dit allemaal voor je personeelsbeleid? Dat is je strategische personeelsplanning en is een zaak voor directie, management en HRM-adviseurs.
De HR planning in het proces
De drie niveaus staan niet op zichzelf. Ze houden verband met elkaar. De beslissingen die je op strategisch niveau maakt hebben gevolgen voor de planning op tactisch en operationeel niveau. En de gegevens en kennis uit je operationele planning kun je gebruiken voor je planning op strategisch niveau. Houd daarom bij de inrichting van je resoureplanning het grote geheel in de gaten en stem dat af met je organisatiestrategie.
- Wat zijn je doelstellingen? Je missie, visie en strategie?
- Heb je een roosterbeleid?
- Plan je centraal of decentraal?
- Wie plannen er?
- Met welk systeem plan je?
- Zijn de juiste mensen betrokken?
Heb je de antwoorden op deze vragen, dan kan je je planproces inrichten. Dat is geen eenmalige actie, maar zal je blijvend moeten bekijken en bijsturen. Het is een repeterend proces, dat je organisatie zal helpen je personeel effectief en efficiënt in te zetten. Het COCI® model, dat Paralax gebruikt, kan je daarbij helpen. In een cyclus van plannen, uitvoeren, analyseren en bijsturen kun je je planningsaanpak steeds verbeteren. Als vanzelf maak je daarbij voortdurend de vertaalslag van strategisch naar tactisch niveau, van tactisch naar operationeel niveau en weer terug.
Paralax helpt bij het stellen van de juiste vragen.
Afstemmen op je doel
Met een goed georganiseerde resourceplanning heb je een krachtig instrument in handen. Winst en verlies worden bepaald door een doelmatige inzet van personeel. Zeker in arbeidsintensieve organisaties. Slim omgaan met de personeelsformatie, werktijden en roosters is dan essentieel. Misschien moet je afstappen van de standaard achtuurdiensten, de inzet van flexibel personeel anders organiseren of je mensen gaan opleiden om op termijn aan de veranderende vraag te kunnen voldoen. Als je resourceplanning weloverwogen inzet, kan het je organisatie veel brengen. Bedenk daarbij goed met welk doel je resourceplanning inzet. Om de capaciteit op lange termijn te beoordelen? Om het rooster bij je medewerkers kenbaar te maken? Als basis bij de registratie van gewerkte uren of als input voor managementinformatie? Dan kan je daar de inrichting van je planning en planproces op afstemmen.
Resourceplanning software van Paralax
Is het doel bekend? Heb je nagedacht over je beleid, processen en afspraken? Dan is daarna pas de resource planning software aan de beurt. Resource planning software is geen doel op zich, maar dient vooral ter ondersteuning. Dat is het pad dat we bij Paralax altijd bewandelen. Eerst het vraagstuk in het grote geheel, later inzoomen op de oplossing. Want voor een effectievere werkwijze voor planners en medewerkers, voor meer inzicht in je personeelscapaciteit op de middellange termijn of voor een optimalisatie van je diensten heb je allemaal andere software nodig. Of misschien wel een combinatie. Paralax heeft het complete palet aan resource planning software in huis en weet precies wanneer je deze in moet zetten.
Tijd voor een goed gesprek?
Een strategische personeelsplanning kan veel bieden. Maar het is geen eenvoudige materie. Wil je eens van gedachten wisselen? Gewoon vrijblijvend. Wil je weten wat het jouw organisatie specifiek kan bieden en wat daarvoor nodig is? Of heb je hulp nodig bij het opstellen van een strategische personeelsplanning? Neem dan contact met ons op. We denken graag met je mee.