Rostar TIS zorgt voor de optimale balans tussen werk en capaciteit

Je plant je mensen met Rostar CAS of met een ander planningsprogramma. Dat gaat goed, maar het kan beter. Bijvoorbeeld omdat het werkaanbod regelmatig wisselt, waardoor de beschikbare bezetting niet altijd aansluit bij de actuele vraag. Daardoor houd je mensen over of ben je gedwongen flexibele krachten in te huren. Met de tools van Rostar PLAN kun je je planning optimaliseren, zodat je op tijd actie kan ondernemen om het werk door te laten gaan. Rostar TIS is één van die tools. Mark Dedters is Workforce managementconsultant bij Paralax en in die hoedanigheid heeft hij al veel organisaties een stap vooruitgeholpen in hun planproces en planning. Hij is Rostar TIS expert en legt aan de hand van een praktijkvoorbeeld uit wat Rostar TIS voor je planning kan betekenen.

Wat doet Rostar TIS?

Mark: ‘Bedrijven en organisaties kennen Paralax vooral van onze roostersoftware Rostar CAS. Logisch, want dat is waar een tijd lang de focus heeft gelegen. Sinds een jaar of vijf is dat veranderd. We zijn een andere weg ingeslagen omdat we graag onze veertig jaar kennis en ervaring van planprocessen met onze klanten wilden gaan delen. Die zetten we nu ook in. We hebben een meer adviserende rol gekregen en ondersteunen dat met software. We hebben het productaanbod rondom plannen uitgebreid, onder andere met de producten uit de Rostar PLAN Suite, die je kunt inzetten om je planning te optimaliseren. Die producten sluiten op nagenoeg alle HRM-, CRM-, ERP-, planning- en financiële software aan, zodat we in elke plansituatie kunnen adviseren. Rostar TIS  maakt onderdeel uit van Rostar PLAN en is specifiek bedoeld voor de analyse van tijd gerelateerde gegevens. Het geeft antwoord op vragen als ‘Wat zijn de drukste momenten van de dag of van het jaar? en ‘Met welk ziektepercentage moet ik rekening houden?’. Je kunt de data voor de analyses uit verschillende systemen importeren, waaronder Rostar CAS, en kiest zelf de parameters om alle denkbare scenario’s door te rekenen. Zo kun je als organisatie onderbouwde keuzes maken op het gebied van capaciteitsplanning  en forecasting. Met Rostar TIS verbeter je doorlopend je planning. In duidelijke grafieken kun je zien hoe de werkvraag en de personeelscapaciteit zich tot elkaar verhouden. Zo ontdek je waar de mogelijkheden in de planning zitten, wat de invloed van de parameters is en wat uiteindelijk de beste keuzes voor je planning zijn.’

Een praktijkvoorbeeld:

het onderzoeksbureau met een wisselend aanbod projecten

Vraagstuk

‘Bij een van onze klanten, een groot onderzoeksbureau, werken z’n 300 medewerkers aan verschillende projecten. Ieder jaar staan er 120 onderzoeken op de planning. Sommige zijn langlopend en keren jaarlijks terug, andere zijn eenmalig en kortlopend. De lengte van de projecten wisselt sterk evenals het aantal uur dat voor elk project nodig is, waardoor het zoeken naar het juiste moment voor de uitvoering van een onderzoek veel werk kost. Ondanks het sterk wisselende werkveld moet het onderzoeksbureau aan opdrachtgevers kunnen terugkoppelen of en wanneer zij hun onderzoek kunnen uitvoeren. Of het binnen de gewenst termijn lukt en zo niet, wanneer dan wél. Jarenlang vulden de planners het werkaanbod in spreadsheets in. Plannen ging op ervaring en gevoel. Maar met de routine in de hoofden van de planners miste het bureau het overzicht en kwamen ze soms toch in de knel. De planning liep uit of ze konden niet de beoogde kwaliteit leveren. Op een zeker moment hadden ze echt behoefte aan een verbeterslag.

Oplossing

Met Rostar TIS konden we hen een passende oplossing bieden. De implementatie heb ik op de werkvloer uitgevoerd. Dat was goed voor het draagvlak en zo kon ik gelijk de training-on-the-job verzorgen. Elke fase van de implementatie sloten we af met een evaluatie in de werkgroep. Daardoor konden we tussentijds bijsturen. Eerst hebben we samen de processen uitgewerkt. Het systeem ondersteunt deze nu maximaal op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Rostar TIS importeert de werkvoorraad uit een extern systeem, de persoonsgegevens komen uit Rostar CAS. Samen vormen deze gegevens de basis. Vervolgens kunnen de mensen van het onderzoeksbureau de output op verschillende manieren beïnvloeden. Niet alleen kunnen ze schuiven met werkzaamheden, ze kunnen ook de manier waarop het werk in de tijd verdeeld wordt, aanpassen. Niet alle projecten verlopen namelijk op dezelfde manier. Bij een deel is het werk gelijkmatig over de duur van het project verdeeld, bij een ander deel moet het leeuwendeel van de uren juist aan het begin van de periode worden uitgevoerd. Ook daarmee kunnen ze in Rostar TIS rekening houden. Rostar TIS toont de resultaten in duidelijke grafieken. Hierin ziet het bureau het werkaanbod in relatie tot het beschikbare personeel en daarmee de uitvoerbaarheid. Als er een conflict is, dan kunnen de planners aan de knoppen draaien. Wat gebeurt er als je een onderzoek niet in twee maar in vier maanden uitvoert? Wat gebeurt er wanneer je onderzoeken in de tijd naar voren of achteren schuift? De grafieken laten zien wat het beste scenario is. Indirecte uren zoals opleiding, uitval en leegloop worden daarin meegenomen, net als een percentage voor verlof en ziekte. Zo is het mogelijk al ver vooruit de capaciteitsplanning op weekniveau te maken om te bepalen of ze extra mensen moeten inhuren of opleiden. Ook is het mogelijk in te zoomen op dagniveau en de uren per dag te verdelen over de verschillende diensten. Hiermee wordt de cirkel naar het rooster gesloten. 

Resultaat

Kort gezegd vertaalt Rostar TIS nu het werkprogramma naar de optimale inzet van mensen. In Rostar CAS maakt het onderzoeksbureau vervolgens het rooster. Er is een uniforme werkwijze gekomen, die een stuk minder foutgevoelig is dan de spreadsheets van voorheen. Komen ze er niet uit, dan is er altijd de mogelijkheid om medewerkers te werven of op te leiden. Met Rostar TIS kunnen ze zelfs zien wat daarvoor het beste moment is. Na een jaar werken met Rostar TIS doorziet de organisatie snel de beste planning van onderzoeken en kan zij opdrachtgevers een duidelijk antwoord geven op vragen over haalbaarheid, doorlooptijd en oplevering. De stuurmogelijkheden intern en voorspelbaarheid naar opdrachtgevers toe zorgen voor een stap vooruit in de betrouwbaarheid en kwaliteit van het bureau.’ 

Is Rostar TIS wat voor jouw organisatie?

Ook voor andere bedrijven kan Rostar TIS van grote waarde zijn. Bijvoorbeeld voor de  leisure sector waar bioscopen, pretparken en festivals met wisselende bezoekersaantallen te maken hebben of een luchthaven met een veranderende stroom aan passanten. Veel organisaties hebben niet alleen te maken met verschillen in aantal maar ook in homogeniteit van bezoekersgroepen. Dat betekent dat je niet alleen moet kunnen schuiven met het aantal medewerkers dat je inzet, maar ook met de taken die ze kunnen vervullen. Dat is een lastige klus om met Excel op te lossen. Zeker als je meerdere locaties in de berekening wilt meenemen. Met Rostar TIS kan je tijd op een intelligente manier benaderen. Het is een krachtig pakket dat je veel meer inzicht geeft dan de losse Excel sheets waar veel organisaties hun werkaanbod en de beschikbaarheid en kwalificaties van medewerkers in bijhouden. Het schept orde in de chaos en koppelt met het CRM voor de gegevens van opdrachtgevers en met het roostersysteem om de beschikbare medewerkers en hun uren op te halen. In overzichtelijke tabellen en grafieken zie je in een oogopslag wat de stand van zaken is. Niet meer zelf knippen en plakken, maar gebruik maken van de gegevens die er al zijn en alleen aanvullen met dat wat er nog niet is. Je kunt er je eigen gegevens over uitval, beschikbaarheid en ziekteverzuim in opnemen, maar ook externe factoren die van belang zijn. Vervolgens kun je het op maat inrichten, volledig afgestemd op je wensen en bedrijfsprocessen. De ene keer schuif je met het werkaanbod, de andere keer met je capaciteit of kwalificaties. Dat hangt samen met het vraagstuk dat je op wilt lossen. Maar met Rostar TIS  volg je altijd het proces van jouw eigen organisatie.

Sparren over Rostar TIS?