De top 5 van praktijkvragen over optimalisatie

Top 5 

1   We willen uniform gaan werken. Hoe doen we dat?

Uniform werken. Dat klinkt goed. En handig. Maar waarom wil je eigenlijk een uniforme werkwijze? Waarom werken de afdelingen van je bedrijf anders? Misschien zijn de redenen daarvoor wel legitiem en hebben ze bijvoorbeeld te maken met verschillende CAO’s of contractuele afspraken. Het belangrijkste is dat de planning de doelstellingen van de organisatie ondersteunt, leg de afspraken dus vooral vast. Kies je toch voor dezelfde manier van plannen, besef dan dat de oplossing vaak een compromis zal zijn en z’n consequenties heeft. Weeg de voordelen tegen de nadelen af en leg dit vast, zodat je de keuzes binnen je organisatie kunt beargumenteren. Want weerstand gaat er altijd zijn. Wanneer je uit kunt leggen dat de veranderingen overall een positief resultaat zullen opleveren, kun je de weerstand -in ieder geval voor een deel- wegnemen. Weet je trouwens wel precies wat dat positieve resultaat zal zijn en wat de return on investment? We raden je aan om vooraf na te denken wanneer de planning ‘goed’ is en je doelstellingen ondersteunt. Zorg ervoor dat je dit aan de hand van KPI’s kunt monitoren tijdens het plannen, zodat je op tijd kunt bijsturen als het nodig is.

2   Alle kennis zit in het hoofd van onze planner.  Hoe borgen we dat in een systeem?

Natuurlijk wil je niet dat belangrijke kennis bij één man of vrouw ligt. Stel dat de planner langdurig ziek wordt of een sabbatical neemt. Dan zit je. Maar kijk uit met het één op één overdragen van die kennis aan een systeem. Belangrijk is het om ook even uit te zoomen. Onderzoek om welke kennis het eigenlijk gaat. Gaat het over kwalificaties en de contracthuishouding of om meer basale kennis zoals contactgegevens? En zijn de stappen en overwegingen die de planner maakt wel de juiste om tot de beste planning te komen? Of is dit ook het moment om het proces te optimaliseren? Kijkt hij of zij naar de beschikbaarheid van mensen, naar de loonkosten of naar een eerlijke verdeling van werk? Wat past het best bij de bedrijfsfilosofie en -doelstellingen? In het roosterbeleid  kun je de afspraken hierover vastleggen. Zo leg je procedures eenduidig vast en weet elke werknemer waar hij of zij aan toe is. Van daaruit kun je verder kijken naar applicaties die dat het beste kunnen ondersteunen.

3   We willen een gebruiksvriendelijk plansysteem. Hoe organiseren we dat?

Inderdaad. Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Maar ís je situatie wel makkelijk? Als je te maken hebt met een complexe planning met verschillende CAO’s, contractvormen en kwalificaties, als je medewerkers een rol wilt geven in de planning  of als je de informatie uit je systeem wilt gebruiken voor je strategische personeelsplanning, dan is je plansituatie nou eenmaal niet zo simpel als die van de tennisclub. Kijk uit dat je geen appels met peren vergelijkt. Een eenvoudig ogend systeem ís meestal ook eenvoudig en kan complexe plansituaties vaak niet aan. Helemaal niet als je in de toekomst je planproces wilt uitbreiden en optimaliseren. Dan loop je al snel tegen de grenzen aan. Daarnaast staat een plansysteem niet op zichzelf. Hoe zit het met je planners? Zij moeten ermee werken. Van een zorgmedewerker die de planning ‘erbij’ doet mag je niet hetzelfde verwachten als van een professionele planner. Wordt het misschien tijd om je medewerkers op te leiden  of je planafdeling anders in te richten? 

4   We willen de medewerkers bij de planning betrekken. Welke tools hebben jullie daarvoor?

Meer invloed op de planning voor medewerkers is een ontwikkeling die we stimuleren. Het kan je veel brengen: betrokken medewerkers, minder werk voor de planner, minder ruilingen en ad hoc planwerk en uiteindelijk kostenreductie en tevredener klanten. Zelfroosteren of medewerkerparticipatie mag alleen geen doel op zich worden. Het is goed om ook hierbij je KPI’s niet uit het oog te verliezen. Als je als bedrijf de doelstelling hebt om je rendement te verhogen is het goed niet alle planwerkzaamheden bij je medewerkers neer te leggen en de regie bij de planner te laten. Die heeft het overzicht en kan de vertaling van KPI’s naar planning maken. Hij of zij kan letten op een evenredige verdeling van diensten, ervoor zorgen dat iedereen aan z’n uren komt en overwerk of inhuur voorkomen. Kijk daarom goed wat je beweegredenen zijn om je medewerkers te betrekken en wat de speelruimte is. Leg afspraken vast in je roosterbeleid en kijk dan pas welke ondersteuning je in de vorm van een webapplicatie of app nodig hebt.

5   We hebben geen controle over onze kosten. Hoe pakken we dat aan?

Vaak komt dit onderwerp ter sprake als we het over rapportages hebben, informatie die achteraf beschikbaar is. Maar waarom achteraf? Dan is er geen gelegenheid meer om te sturen en ben je eigenlijk te laat. Interessanter is het om te kijken naar de mogelijkheden die er zijn om tíjdens het planproces te monitoren. Hoe eerder je inzicht in de behoeften en de kosten hebt, des te beter kun je anticiperen en bijsturen als dat nodig is. Dat kan de planner met z’n operationele planning helpen maar ook het management met beslissingen op tactisch en strategisch niveau. Over opleiding, werving of inhuur van medewerkers bijvoorbeeld. Plannen is een vak en planners zitten op een sleutelpositie, dus geef ze het juiste gereedschap en de juiste informatie. Het rooster is de laatste stap in het planproces, maar het verschil tussen winst en verlies wordt gemaakt door de planning en de beslissingen op strategisch en tactisch niveau.

Een blog moet niet al te lang zijn, vandaar een top 5 ;). Maar er zijn nog veel meer interessante gespreksonderwerpen die regelmatig de revue passeren. Mijn advies is eigenlijk altijd om eerst binnen je organisatie in gesprek te gaan met elkaar. Stel dezelfde vraag aan verschillende afdelingen en je zult zien dat je niet overal hetzelfde antwoord krijgt. Probeer op één lijn te komen en de overall belangen te behartigen. Wil je echt wat je in gedachte hebt of kom je na intern onderzoek tot een andere conclusie? Be carefull what you wish for. Vervolgens kun je kijken hoe je aan de expertise komt om stappen vooruit te maken. Wat doet de concurrentie? Welke specialisten kun je inschakelen? Het wiel hoef je niet opnieuw uit te vinden. Wij bij Paralax kunnen je helpen om je vraagstuk onder de loep te nemen, je adviseren en passende oplossingen aandragen. Daarvoor hoef je overigens geen Rostar CAS gebruiker te zijn. Het vertrouwen dat we krijgen om mee te kijken en mee te denken maakt mijn vak ontzettend leuk en boeiend. Met veel plezier denk ik ook eens met jou mee.

Sven Diddens 
Countrymanager bij Paralax

Stuur een bericht