Employee self service
Wat is employee self service?
Employee self service (ESS) is in algemene zin de online toegang voor werknemers om allerlei zaken rondom de personeelsadministratie te regelen. Met employee self service krijgen medewerkers een rol in het beheer van hun eigen gegevens. In een online omgeving kunnen zij zelf eenvoudig HR-gerelateerde zaken inzien en wijzigen, zoals contactgegevens, declaraties, ziekmeldingen, verlofaanvragen, loonstrookjes en jaaropgaven. Met employee self service leg je een deel van de verantwoordelijkheid bij de medewerkers en verminder je de administratieve last voor de HR-afdeling.
De voordelen van employee self service
Er zijn veel voordelen aan employee self service verbonden, voor medewerkers én bedrijf. Doordat medewerkers met employee self service directe toegang hebben tot hun dossier en (deels) verantwoordelijk zijn voor de administratie hebben zij meer inzicht in hun gegevens en de processen hieromtrent. Dat vergroot hun betrokkenheid. Daarnaast heeft employee self service veel praktische voordelen. Wanneer medewerkers zelf hun zaken kunnen inzien en wijzigen, hoeft dat niet meer via de HR-medewerker te lopen. Daardoor vermijd je een stap met informatieoverdracht en is de kans op fouten kleiner. Daarnaast is de informatie is altijd up-to-date en kunnen de HR-medewerkers zich voortaan richten op andere zaken dan de administratie. Employee self service betekent een win-winsituatie.
- Inzicht en betrokkenheid voor de medewerkers
- Minder administratief werk voor de HR-afdeling
- Flexibiliteit omdat de uitwisseling van informatie 24/7 beschikbaar is
- Meer transparantie in gegevens en processen
- Informatie altijd up-to-date en invoering minder foutgevoelig
Zelf zaken rondom plannen regelen
Ook rondom de planning kunnen medewerkers met employee self service veel zaken zelf regelen. Participerend plannen noemen we dat bij Paralax. Met participerend plannen regelen medewerkers niet alleen administratieve zaken rondom de planning, zoals verlofaanvragen of de voorkeuren voor de vakantieperiode, maar nemen ze ook écht actief deel aan het planproces. Zo kunnen ze met Beschikbaarheid opgeven zelf aangeven op welke dagen ze graag diensten willen draaien of met Shiftpicking zelfs diensten uitkiezen eon toevoegen aan hun rooster. Naast zaken rondom het eigen rooster speelt bij deze vorm van employee self sevice de groepsdynamiek een rol. Als medewerker in de planning ben je tenslotte een onderdeel van het geheel. En in het proces van tijdregistratie kunnen medewerkers zelf werktijden registreren en bewerken en daarmee een deel van het werk van de planner uit handen nemen. Net zoals de HR-afdeling, blijft de regie bij participerend plannen altijd bij de planner. Die heeft tenslotte het overzicht en plant als het goed is met de bedrijfsdoelstellingen en andere randvoorwaarden in het achterhoofd.
Wat kan Paralax betekenen?
Voor advies over dát deel van employee self service dat met plannen te maken heeft kun je uitstekend bij Paralax terecht. Wij weten hoe je medewerkers bij het planproces kunt betrekken zodat organisatie én medewerker er baat bij hebben. We kunnen je adviseren over het beleid hieromtrent en helpen bij de afspraken die je hiervoor op papier moet zetten en bespreken. En over de juiste tools, functies en inrichting die het beste bij jouw organisatie en medewerkers passen. Als je dat goed aanpakt betekent ook deze variant van employee self service win-win. Wil je er meer over weten? Neem dan contact met ons op. We kijken graag samen met jou hoe we de medewerkers van jouw organisatie meer verantwoordelijkheid kunnen geven en wat dit uiteindelijk voor hen én je organisatie op kan leveren.
Sparren over ESS en Participerend plannen?