Flexplanning

Je flexibele krachten makkelijk plannen

Een wendbare organisatie heeft een flexibele schil. Want wanneer je gebruik maakt van flexibele krachten, kun je snel en eenvoudig inspelen op een veranderende vraag. Dat is waardevol bij piekdrukte en wisselingen in seizoenen of weersomstandigheden. Bovendien haal je met flexwerkers nieuwe of specialistische kennis in huis en vorm je een aantrekkelijke werkgever voor de nieuwe generatie werkenden. Maar een flexibele schil heeft gevolgen voor je planproces en je planning. Hoe ga je daar efficiënt mee om? De Rostar CAS module Flexplanning stroomlijnt aanvraagprocedures en zorgt voor overzicht en inzicht in je planning.

Ondersteuning van het proces

Wanneer je organisatie met een flexpool werkt of regelmatig uitzendkrachten inhuurt, is Flexplanning een uitkomst. Met Flexplanning kun je in een paar simpele handelingen flexmedewerkers aanvragen. Je kunt je aanvragen voorzien van extra informatie zoals een reden, opmerking of vereiste kwalificatie en in het overzicht met bezettingsaanvragen kun je altijd je aanvragen inzien, aanpassen of weer intrekken. Planners van de flexpool krijgen via mail een seintje en handelen alle aanvragen af via gebruiksvriendelijke dialogen. Voor de communicatie met hun flexpoolmedewerkers gebruiken zij de tools van Rostar CAS, zoals sms en e-mail. Als de planner een flexmedewerker heeft ingepland, verschijnt deze gewoon in je rooster. Maar ook tijdens de aanvraagprocedure blijf je als aanvrager op de hoogte van de status. Binnen Flexplanning bestaan twee verschillende werkwijzen. Afhankelijk van de situatie kies je voor Flexpool of Opdrachtgever.

Flexpool voor intern gebruik

Om het aanvragen van flexibel personeel binnen de organisatie te ondersteunen is er Flexpool. Flexpool wordt gebruikt door leidinggevenden of afdelingsplanners aan de ene kant en planners van de flexpool aan de andere kant. Aanvragers kunnen met behulp van het contextmenu direct vanuit het rooster extra resources aanvragen bij de flexpool. Die aanvragen komen automatisch bij de flexpoolplanner terecht. Beide partijen, de aanvrager op de afdeling én de flexpoolplanner, beschikken over overzichtelijke lijsten met alle lopende bezettingsaanvragen. Hierin is duidelijk aangegeven in welk stadium de aanvraagprocedure zich bevindt. Ook in het rooster zelf ziet de aanvrager dit terug. Daarnaast kun je, wanneer je een teveel aan medewerkers wilt uitlenen aan de flexpool, ook dit via Flexpool regelen.

Opdrachtgever voor extern gebruik

De Flexplanning oplossing voor de samenwerking tussen uitzendbureaus en hun klanten heet Opdrachtgever. Hieraan liggen de contractuele afspraken tussen beide organisaties over percentages en tijdsbestek van in te vullen aanvragen ten grondslag. De opdrachtgever of klant kan een aanvraag voor flexibele krachten heel eenvoudig in Webplanner indienen. Het invullen van de gewenste aantallen bij de betreffende diensten is al genoeg. Automatisch verschijnen de aanvragen met de juiste informatie in het rooster van het uitzendbureau. En wanneer de planner van het uitzendbureau de aanvragen heeft ingevuld, wordt dit direct weer zichtbaar in het rooster van de opdrachtgever. Ook Opdrachtgever beschikt over duidelijke dialoogvensters, biedt de mogelijkheid om aanvragen te wijzigen en verwijderen en geeft te allen tijde duidelijkheid over de status

Inzicht en sturing

Flexpool en Opdrachtgever bieden ondersteuning bij het inzetten van flexibel personeel. Duidelijke overzichten geven de stand van zaken weer tijdens het proces van aanvragen en maken inzichtelijk welke extra resources met welke kwalificaties nodig zijn. Deze informatie kun je prima gebruiken bij nadere analyse van de flexibele schil en kan helpen bij beslissingen op strategisch en tactisch niveau.